Document & Output Management

Document en Output management is tegenwoordig belangrijk bij organisaties die optimaal willen functioneren. Bij processen, zoals het maken en verzenden van documenten, gaat het vooral om efficiency en dus kostenbesparingen maar ook om effectiviteit en uniformiteit in de communicatie met de klant. Een goed ingericht systeem zorgt voor een dergelijke uniformiteit van alle uitingen zoals o.a.: lijsten, rapportages, facturen, emails en zelfs sms-jes. Alles wat u communiceert wordt huisstijl gewaarborgd, persoonlijk op maat voor uw klanten en zorgt voor een professionele, klantvriendelijke communicatie met klanten zowel in- als extern. Rits maakt hierbij gebruik van o.a. Advanced Forms van Quadira, maar kan ook een specifieke output zelf bouwen indien nodig.

Werkwijze Rits Consultancy:

Een geslaagd proces met Document & Output Management kent een aantal essentiële elementen:

Output Management


Document creatie


Document validatie


Document distributie

Output Management

In feite is dit het definiëren en beheren van de workflow waarmee een applicatie gestandaardiseerd de output van data genereert. Documentstromen zoals email, rapportages, correspondentie of facturen worden te allen tijde automatisch in uw huisstijl opgemaakt en geladen met de juiste data. Dit zorgt voor structuur, uniformiteit en een professionele uitstraling. Geen eigen interpretaties of aanpassingen meer door uw gebruikers, maar continue uniforme documenten die aan alle eisen voldoen.

Document Creatie

Software om uw gebruikers en klanten nog betere service te verlenen. Door management en gebruikers in het creatieproces nauw te betrekken worden documenten niet alleen in huisstijl gemaakt maar ook zelf volledig ingericht op de wensen en het profiel van de gebruikers en klanten. Dus relevante data, in de juiste stijl én op maat. Denk hierbij aan het inrichten van facturen, rapportages maar ook webpagina’s, emails, en zelfs sms-jes. De integratie van documentmanagement met crm en erp toepassingen zorgen voor ‘optimaal’ content beheer. Hierbij maakt Rits gebruik van o.a. het professionele pakket Advanced Forms van Quadira. Maar ook zelf bouwen van een outputdocument met behulp van bijvoorbeeld Excel is mogelijk.

Document validatie

U moet er van op aan kunnen dat alle gegevens realtime en up to date zijn. Binnen de workflow van het documentproces wordt alle data, aan de hand van vooraf opgestelde eisen, geverifieerd op waarde, geldigheid en juistheid. Zo bent u verzekerd van betrouwbare gegevens op de juiste plek, op het juiste moment en in het juiste document. Hierdoor kunt u uw gebruiker en klant optimale betrouwbaarheid en service garanderen.

Document distributie

Output Management is een complex proces binnen de hedendaagse Multichannel distributie en vereist tegenwoordig een digitaal distributiecentrum. Dus naast de traditionele ‘postkamer’ ook verzending via digitale kanalen zoals email, sms en kompleet met coversie naar PDF, XML naar FTP server of naar printerlade 2 op de afdeling sales. Kortom u autoriseert binnen het distributieproces wie gemachtigd is en hoe, wat en waar uw informatie als output ‘afgeleverd’ wordt.



Advanced-Forms Output Management

Rits helpt organisaties met het eenvoudig en flexibel verbinden, opmaken en delen van documenten uit ERP-systemen met behulp van o.a. Advanced-Forms.
Advanced-Forms® is een kosten- en tijdbesparende softwareoplossing voor uw output

management van ERP-pakketten zoals Microsoft Navision, Microsoft Dynamics AX, SAP, Jeeves, JDE, AS/400, etc..
Het product is door Quadira ontwikkeld volgens de laatste trends, innovaties en standaarden en er wordt continue gewerkt aan verbetering, innovatie van gebruiksgemak en functionaliteiten. Quadira is Microsoft Gold Partner en bedient al bijna 20 jaar honderden tevreden klanten, van groot tot klein over de hele wereld. Rits is reseller én implementatiepartner van het softwareproduct.
Lees hier alles over Advanced Forms.

Nieuwsgierig?

Neem dan eens contact op!

 

Contact:

| Raymond Dijkstra
| 06- 538 444 76
| Vrugginklanden 13, 7542 XK Enschede
| info@rits-consultancy.nl